Best Practices: Anbindung und Modernisierung von Legacy Systemen

By Inviqa
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Zwei Männer, die in einen Computer sehen

Einleitung

In vielen Unternehmen sind die IT-Systeme und geschäftskritischen Anwendungen schon lange im produktiven Einsatz - und in die Jahre gekommen. Diese Legacy-Applikationen basieren oft auf veralteten, nicht mehr unterstützten Technologien, einer historisch gewachsenen Code-Basis und monolithischen Architekturen. Das Problem: Sie genügen den heutigen Anforderungen an eine agile IT-Infrastruktur nicht mehr, treiben die Kosten für Betrieb und Wartung in die Höhe und stellen zunehmend ein Sicherheitsrisiko dar. Zudem fehlen häufig Mitarbeiter, die mit den alten Technologien vertraut sind.

Es besteht die Gefahr, dass diese veralteten Systeme und Anwendungen den digitalen Wandel bremsen. Daher modernisieren Firmen aller Branchen ihre Bestandssysteme sukzessive oder verknüpfen diese mit modernen IT-Lösungen. Inviqa unterstützt Unternehmen seit mehreren Jahren erfolgreich bei der schritt- weisen Erneuerung ihrer IT-Infrastruktur oder der Anbindung der Legacy Systeme an moderne (Open-Source)-Lösungen.

Eckpunkte der Vorgehensweise bei den Modernisierungs-Projekten sind die Discovery- Workshops, mit denen Inviqa gemeinsam mit seinen Kunden die passende Lösung zur Erfüllung der jeweiligen Geschäftsziele ermittelt, eine agile Arbeitsweise und Entwicklung mit Continuous Delivery, sprich der permanenten Bereitstellung neuer Software-Versionen und -Funktionen.

Dabei gilt: Die Entscheidung über die Technologie fällt erst nach dem vollumfänglichen Verständnis der Business-Prozesse und -Ziele des Kunden!

Dieses Whitepaper beschreibt auch anhand konkreter Beispiele die Best Practices und Learnings aus den Projekten zur Anbindung und Modernisierung von Legacy Systemen, die Inviqa in den letzten Jahren unterstützt und umgesetzt hat.

Es gibt in den Firmen sehr viele Delphi-, C++ oder Java-Programme, die niemand mehr warten kann.

Herausforderung Legacy Systeme

Die berühmte grüne Wiese finden nur Start-Ups vor. Sie können eine komplett neue IT-Infrastruktur aufbauen, ohne Rücksicht auf vorhandene Systeme nehmen zu müssen. Im Großteil der Unternehmen hingegen sieht das anders aus.

Hier sind die Systeme und Anwendungen oft über Jahre historisch gewachsen. Zumeist handelt es sich um Systeme, die im Laufe der Zeit immer wieder durch neue Funktionen und Kapazitäten „unkontrolliert“ erweitert wurden. Die Architektur wird dadurch unübersichtlicher, Anpassungen werden komplexer und teurer. Es entstand ein komplexer, heterogener Mix aus eigenen Entwicklungen, gekauften Applikationen und verschiedenen Plattformen, die miteinander kommunizieren müssen. Häufig haben wir es mit Insellösungen zu tun, da die verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Systeme einsetzen, die nicht miteinander verknüpft sind.

Diese „alte“ Infrastruktur erfordert allerdings höheren Aufwand für Wartung und Betrieb. Modernisierungsbedarf besteht keineswegs nur bei der Hardware (Stichwort Mainframe), sondern auch bei geschäftskritischen Anwendungen. Es gibt in den Firmen sehr viele Delphi-, C++ oder Java-Programme, die niemand mehr warten kann. Bei Problemen ist es schwierig, die Ursache dafür zu finden, weil es an ausreichender und aktueller Dokumentation mangelt. Zudem bremsen diese Altsysteme im Prinzip das Potenzial aller IT- und Business- Prioritäten aus, etwa von Themen wie IT Service Management, Cloud Computing, IT-basierte Innovationen, Digitalisierung von Geschäftsprozessen oder Automatisierung.

Unternehmen sind sich daher zunehmend bewusst, dass sie ihre geschäftskritischen Bestandssysteme modernisieren müssen, um die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen.

Gründe für die Ablösung von Bestandssystemen

Warum also wollen Firmen ihre veralteten Anwendungen ablösen oder modernisieren? Hier gibt es mehrere Treiber:

FEHLENDES PERSONAL: Wenige Personen sind in der Lage, die Lösung zu warten. Mitarbeiter und Entwickler, die mit den alten Technologien und den Business- Prozessen vertraut sind, verlassen das Unternehmen oder gehen in den Ruhestand. Veraltete Technologien sind zudem nicht attraktiv für neue Mitarbeiter.

PROBLEME MIT HARDWARE: Viele Anwendungen sind noch an alte Hardware (Mainframes) gebunden, die nicht mehr hergestellt wird.

UNFLEXIBEL: Ältere Systeme und Anwendungen sind nicht mehr erweiterbar auf neue Business-Anforderungen wie Agilität, Effizienz und Geschwindigkeit. Die Architektur ist kaum auf Modularisierung, Einfachheit, Testbarkeit und Continuous Delivery ausgelegt.

HETEROGEN: Ein Mix aus vielen unterschiedlichen Technologien und Plattformen erhöht die Komplexität. Es mangelt zudem an offene Schnittstellen und Interoperabilität zwischen den Systemen und Anwendungen.

HÖHERE BETRIEBSKOSTEN: Der Aufwand für die Administration und Wartung der historisch gewachsenen Systeme ist sehr hoch im Vergleich zu modernen virtuellen Umgebungen oder Cloud- Ansätzen. RISIKO: Gefahr von Sicherheitslücken steigt.

PROBLEME BEIM DATENMANAGEMENT: Zentrale Stammdaten sind mangels Schnittstellen zwischen Datenbanken oft nicht im gesamten Unternehmen zugänglich oder in mehrfacher Ausführung vorhanden.

NICHT ZUKUNFTSSICHER: Die Altsysteme und -anwendungen behindern die Portierung auf mobile Geräte und auch die Erschließung internationaler Märkte, da sie zentral im eigenen Rechenzentrum ablaufen und nicht dezentral betrieben werden können.

Die Altsysteme und -anwendungen behindern Portierung auf mobile Geräte und auch die Erschließung internationaler Märkte

Vorgehensweise: Legacy Modernisierung mit Inviqa

Inviqa unterstützt Firmen dabei, ihre geschäftskritischen Anwendungen im Bereich E-Commerce (B2B-Einkaufsportale, Online-Shops etc.), die technisch nicht mehr sicher oder wirtschaftlich zu betreiben sind, auf aktuelle Standards zu portieren. Bei den neuen E-Commerce-Lösungen setzt Inviqa überwiegend auf Open Source Software*. Eine zentrale Aufgabe ist zudem die Anbindung der neuen Plattform an bestehende Datenbanken und Systeme wie ERP, CRM oder OMS (Order Management System).

*OPEN SOURCE SOFTWARE:

Open Source Software zeichnet sich dadurch aus, dass ihr Quellcode frei verfügbar ist und viele meist unabhängige Programmierer sie gemeinsam weiterentwickeln. Zudem fallen für die Nutzung der Software keine oder nur geringe Lizenzkosten an. Erfolgreiche Beispiele wie Linux, LibreOffice oder Gnu Compiler zeigen, dass eine Community aus weltweit verteilten Entwicklern auch hochkomplexe Systeme zu tragfähigen und stabilen Lösungen (weiter)entwickeln kann. Da der Quellcode frei verfügbar ist und viele Entwickler am Produkt arbeiten, ermöglicht Open Source hohe Qualität, schnellere Innovationen und oft kürzere Releasezyklen im Vergleich zu kommerziellen Lösungen.

Da der Programmcode frei verfügbar ist, verschwindet die Abhängigkeit vom proprietären Angebot eines einzigen Unternehmens. Weil Open Source- Software zudem meist auf allgemein anerkannten Standards basiert, kann der Kunde sicher sein, dass er einen Großteil der Funktionen auch beim Wechsel des Produkts wiederverwenden kann. Ein weiterer wichtiger Vorteil: Unternehmen können den Open Source Code und die Compiler-Einstellungen viel freier und einfacher an ihre individuellen Anforderungen anpassen und optimieren, als dies bei kommerzieller Software der Fall ist. Darüber hinaus arbeiten die eigenentwickelten und ergänzten Module oder Funktionen auch nach einem Software-Update noch reibungslos, da das Unternehmen selbst die Kontrolle behält – sofern es qualifizierte Open Source-Experten in seinen Reihen beschäftigt.

Legacy Modernisierung für Heidelberger Druckmaschinen

Für die Heidelberger Druckmaschinen AG hat Inviqa beispielsweise einen mehrsprachigen B2B Online- Shop (shop.heidelberg.com) mit komplexer Produkt- und Preislogik entwickelt inklusive der Anbindung eines PIM-Systems (Product Information Management) zur Produkterstellung und -pflege.

Ein PIM verteilt Bilder und Zusatzinformationen zu Produkten in mehreren Sprachen auf mehrere Vertriebskanäle, sei es Shop, Katalog oder App. Zudem galt es, die neue Lösung mit den bestehenden IT-Systemen mit SAP ERP, User Management und mehreren Payment-Anbietern für die Kreditkartenzahlung zu vernetzen und in die bestehenden Geschäftsprozesse zu integrieren.

Bei unseren Kunden finden wir meist zwei grundlegende Software-Architekturen vor: Entweder gibt es viele, miteinander verknüpfte Systeme, die wir modernisieren, oder wir haben es mit monolithischen Altanwendungen zu tun. Diese zerteilen wir – sofern sinnvoll – entsprechend ihrer geschäftlichen Logik in modulare, flexible Anwendungen und binden sie vorübergehend an die noch vorhandenen Legacy Systeme an,

erklärt Christian Schober, Senior Consultant bei Inviqa

Bei der Modernisierung und Anbindung von Legacy Systemen seiner Kunden geht Inviqa mit der Discovery standardisiert vor. Es besteht aus vier Komponenten und Schritten: Business Context (Warum?), Business Challenge (Wer ist von den Zielen betroffen?), Business Solution mit Risikoanalyse (Was kann passieren?) und Implementierung mit Deployment-Plan (Wie?).

Bildschirmfoto von der Webseite der Heidelberger Druckmaschinen

 

1. BUSINESS CONTEXT: Analyse der Situation und Zielbestimmung (Warum?)

Im ersten Schritt geht es zunächst darum, die be- stehenden Geschäftsprozesse und die Infrastruktur des Kunden zu analysieren und auf den Prüfstand zu stellen. Dabei helfen folgende Fragen: Welche Funktionen sind wirklich wichtig? Welche Prozesse sind jetzt mühselig, jedoch einfach zu verbessern? Welche Daten- banken werden nur gefüllt oder benutzt, „weil wir das immer schon so machen“? Und wir müssen verstehen, warum der Kunde seine Legacy Systeme modernisieren will beziehungsweise welche Ziele er damit verfolgt.

Diese Ziele bilden die Basis für alle weiteren Schritte im folgenden Prozess. Daher ist es wichtig, dass diese so konkret wie möglich formuliert und auch messbar sind.

Ein Beispiel: „Wir brauchen in unserem B2B-Shop eine Bestellübersicht mit Anbindung an das ERP- System, um das Reporting zu verbessern und die Rechnungsstellung und Abrechnung zu vereinfachen. Damit erhöhen wir auch die Zufriedenheit unserer B2B-Kunden. Und wir verein- fachen die Arbeit unserer Support-Mitarbeiter, da viele Kunden wegen der fehlenden Bestellübersicht bei der Hotline anrufen. Ziel ist es, dass die Hotline-Mitarbeiter zwei Monate nach der Implementierung der Bestellübersicht deswegen 30 Prozent weniger Zeit am Telefon verbringen.

  • Welche Funktionen sind wirklich wichtig?
  • Welche Prozesse sind jetzt mühselig, jedoch einfach zu verbessern?
  • Welche Datenbanken werden nur gefüllt oder benutzt, „weil wir das immer schon so machen“?

2. BUSINESS CHALLENGE (Wer ist betroffen?)

Im nächsten Schritt oder auch parallel gilt es, die Projekt- Beteiligten zu bestimmen. Wer ist vom Projekt am stärksten betroffen? Wer hat wieviel zu sagen? Einige Beteiligte haben persönliches Interesse und potenziell großen Einfluss auf den Erfolg des Projekts. Es ist wichtig, diese als Projektmitglieder von Anfang an in die Diskussion mit einzubeziehen und ihre Ansichten, Interessen und Beweggründe zu berücksichtigen. In unserem Beispiel der Bestellübersicht wären das die Mitglieder des ERP-Teams, die Abteilung Logistik und auch die Hotline-Mitarbeiter.

Im Discovery-Workshop sitzen neben dem Product Owner (Auftraggeber mit fachlicher Sicht, der definiert, wie das Produkt auszusehen hat) und Project Sponsor die wichtigsten Vertreter der einflussreichen Fachabteilungen (IT, Logistik, Verkauf). Im Schnitt nehmen vom Kunden zwischen fünf und zehn Leute am Workshop teil, von Inviqa vier bis fünf Vertreter verschiedener Fachbereiche.

Ein wichtiger Teil des Discovery- Prozesses ist die ausführliche Auseinandersetzung mit dem Nutzerverhalten, bevor die Entscheidung für eine spezielle Lösung fällt. Daher führen wir Interviews mit den Fachabteilungen und den Nutzern, um konkrete Details zu erfahren: Wie arbeitet Ihr mit dem System? Wie sieht das Tagesgeschäft aus? Was wollt Ihr verbessern? Die Antworten liefern wichtige Informationen für die Priorisierung und Planung des Modernisierungsvorhabens. Denn letztlich ist die Nutzerakzeptanz einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren.

3. BUSINESS SOLUTION MIT RISIKOANALYSE (Was kann passieren?)

Nach Zieldefinition und Bestimmung der Stakeholder für das Projekt geht es um den Technologieansatz, mit dem das Unternehmen seine vereinbarten Geschäftsziele erreichen will. Ergebnis ist eine priorisierte Liste der wichtigsten Funktionen und Features, die wahren Mehrwert bieten sowie den größten Einfluss auf die Zielsetzung und damit den Erfolg des Projekts haben. Diese Funktionen werden als erste umgesetzt.

In diesem Stadium erfolgen auch die Analyse der Risiken sowie deren Bewertung nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Einfluss auf den Projekterfolg: Was kann im schlimmsten Fall passieren beziehungsweise was darf nicht passieren?

Die Firmen sollten die Risikoanalyse als Chance sehen. Wenn ich weiß, was schiefgehen könnte, kann ich bereits entgegen- wirken, bevor das Problem eintritt,

sagt Senior Consultant Christian Schober von Inviqa.

Zurück zu unserem Beispiel der Bestellübersicht: Hier besteht das größte Risiko in einer falschen oder unvollständigen Darstellung der Bestellungen der Kunden mit der Folge, dass der Aufwand für die Mitarbeiter an der Hotline steigt. Gründe dafür können eine falsche Datenhaltung oder die unvollständige Anbindung der verschiedenen Datenquellen sein. Daher liegt bei der Implementierung besonderes Augenmerk auf diesen Punkten.

1. IMPLEMENTIERUNG MIT DEPLOYMENT-PLAN (Wie?)

Das Ergebnis einer erfolgreichen Inviqa-Discovery ist eine Um- setzungsstrategie, ein Deployment-Plan, der den Geschäftswert maximiert und Risiken minimiert. Im ersten Schritt klären wir hier den Arbeitsumfang für das MVP (Minimum Viable Product), das während des Discovery- Prozesses definiert wurde. Das MVP ist ein Produkt, das die Basisanforderungen erfüllt und zu einem möglichst frühen Zeitpunkt in Betrieb gehen kann.

Bei einem E-Commerce-Projekt kann das beispielsweise die Darstellung der Produkte sein und die Möglichkeit, eine Bestellung auszuführen. Oder zurück zu unserem Beispiel mit der Bestellübersicht: Hier wird zunächst grundsätzlich geklärt, ob und wie sich eine Bestellübersicht technisch mit vertretbarem Aufwand umsetzen lässt. Wir binden die grund- legenden Datensysteme an und prüfen, ob alle Bestellungen grundlegend zu sehen sind. Für das MVP entwickeln wir agil mit Scrum über mehrere Iterationen noch die Detailansicht.

Anschließend wird das Projekt kontinuierlich weiterentwickelt und schrittweise um neue Funktionen ergänzt, die sich mit geringem Aufwand umsetzen lassen. Gewünschte Funktionen könnten hier etwa die Generierung von Steuerunterlagen oder Stück- listen nach Maschinentyp sein. Dabei werden stets die Auswirkungen auf das Nutzer- verhalten gemessen. Was funktioniert, wird weiter- entwickelt. Was nicht funktioniert, wird im Idealfall bereits nach einer Iteration wieder entfernt.

BEST PRACTICES – LEARNINGS AUS DEN LEGACY-PROJEKTEN

Ziel von Inviqa ist es, bei der Modernisierung und Anbindung von Legacy Systemen den besten Ansatz für die Implementierung einer neuen Lösung zu finden. Hier die wichtigsten Learnings aus unseren Legacy Projekten der letzten Jahre:

  • Fokus auf die Geschäftsprozesse: Im Mittelpunkt sollten immer die Business-Prozesse und -Ziele stehen, nicht die Technik. Die Entscheidung über das technische System folgt erst nach einem vollumfänglichen Verständnis der Business-Prozesse. Ein Fehler vieler Unternehmen liegt darin, das Ruder mit Hilfe von nur einzelnen, als wichtig empfundenen technischen Funktionen herumreißen zu wollen. 
  • Die Ziele eines Projektes möglichst konkret formulieren, damit sie messbar sind. Das Projekt muss sich positiv auf das Unternehmen auswirken, und die gesetzten Ziele oder Kennzahlen (KPI Key Performance Indicator) müssen ständig geprüft werden. Somit lassen sich bereits in kleinen Iterationen wesentliche Verbesserungen erzielen.
  • Return on Investment (ROI) nicht nur kurzfristig sehen: Firmen sollten bei der Definition der Ziele nicht zu kurzfristig denken und erwarten, dass sich Investitionen immer schnell auszahlen. Es kommt nicht selten vor, dass höhere Investitionen erst nach ein oder zwei Jahren Profit abwerfen oder Ziele wie die Expansion auf neue Märkte ermöglichen.
  • Modernisierung der Infrastruktur nicht im Big- Bang-Verfahren, sondern in kleinen Schritten, um die Risiken zu senken
  • Ein Modernisierungs-Projekt ist nicht wasserfallartig mit Pflicht- und Lastenheft abgeschlossen, sondern als fortlaufendes Projekt zu sehen. Ziel ist es, das MVP (Minimum Viable Product) möglichst schnell live zu stellen und anschließend mit agilen Methoden kontinuierlich weiterzuentwickeln. Da mit einer geringen TTM (Time-to-market) das Feedback des Endkunden schneller erfolgt, kann das Unternehmen auch schneller darauf reagieren.
  • Für die Umsetzung eines Erneuerungs- Projekts sollten die wichtigsten Stakeholder ausreichend Arbeitszeit zur Verfügung haben und vom Tagesgeschäft soweit wie möglich entbunden sein
  • Agile Methoden erfordern ein schnelles, reaktives Arbeiten und entsprechend auch eine unmittelbare Kommunikation. Das unterschätzen viele Unternehmen leider. 
  • Business und IT müssen an einem Strang ziehen
  • Vereinheitlichung der Schnittstellen: Bei der Modernisierung und Anbindung von Legacy Systemen müssen Firmen oft verschiedene Datenquellen integrieren. So bindet ein Online- Händler beispielsweise Produkte und Produktbeschreibungen von unterschiedlichen Herstellern ein. Hier lohnt sich der Einbau eines Daten-Importers, der die unterschiedlichen Schnittstellen zusammenfasst und Redundanzen beseitigt.
  • Fazit: Für Inviqa steht bei der Modernisierung und Anbindung von Legacy Systemen der sorgfältige Umgang mit Ihren Investitionsmitteln und die Senkung der Geschäftsrisiken durch ein iteratives Vorgehen im Mittelpunkt. Es geht nicht um das Großprojekt, das „irgendwie“ live geht. Der Fokus liegt auf einem durchdachten digitalen Investment und der schrittweisen Softwareentwicklung, die Erfolg garantiert.

Warum unsere Kunden die Expertise von Inviqa nutzen

Inviqa ist einer der größten Technologie-Partner für E-Commerce, Content-Management, Product- Information-Management, Mobile und Consulting. Die Unternehmensgruppe verfügt derzeit über 200 Mitarbeiter an 14 Standorten in fünf Ländern und ist in Deutschland an den Standorten München, Berlin und Köln vertreten. Inviqa realisiert internationale Projekte auf Basis von Magento, Spryker, Salesforce Commerce, Drupal und Akeneo.

Inviqa verbindet strategische Beratung mit der Erstellung von Software-Lösungen auf hohem Niveau. Das Consulting Team von Inviqa besteht aus Experten, die in der Vergangenheit in großen Unternehmen als führende Mitarbeiter wichtige digitale Investitionsprojekte erfolgreich realisiert haben.

Unser Anspruch: Ihre kaufmännischen Ziele stehen im Mittelpunkt der Zusammenarbeit. Aus unserer langjährigen Erfahrung mit Projekten zur Modernisierung und Anbindung von Legacy Systemen haben wir mit der Discovery ein standardisiertes Vorgehen entwickelt, um die Software zur Erfüllung der jeweiligen Geschäfts- ziele zu erstellen.

Branchen-Innovationsführer sowie wegweisende Marken aus dem B2C- und dem B2B-Bereich vertrauen Inviqa die Umsetzung ihrer Customer Journey an. Beispiele hierzu sind: Heidelberger Druckmaschinen, Financial Times, FC Arsenal, Lush, BBC und Virgin, sowie mehr als 15 internationale Modemarken. Wir betreuen gegenwärtig als Full-Service-Anbieter E-Commerce-Shops in 23 Ländern auf sechs Kontinenten.