Wie man ein dezentrales Designteam einbindet und ausrichtet

Engagierte Menschen treiben den Geschäftserfolg voran. Und sie sind der Schlüssel zum geschäftlichen Erfolg in Zeiten von Covid. Hier untersuchen wir, wie Sie Ihr dezentrales Designteam einbinden, aufeinander abstimmen und zufrieden stellen können.

Die Höhen und Tiefen der dezentralen UX-Arbeit

Wie kommt Ihr Team mit der plötzlichen Verlagerung ins Remote-Arbeiten zurecht? 

Einige haben Mühe, da sie von neuen Methoden, Arbeistweisen und Tolls überfordert sind. Andere haben die Anfangsschwierigkeiten schnell überwunden und sich in neue Arbeitsweisen eingelebt.

Hier bei Inviqa verlief der Übergang ziemlich nahtlos. Ja, der Großteil unseres Designteams war früher in einem einzigen Büro untergebracht, aber wir hatten immer eine gesunde, flexible Arbeitspolitik. Externe Mitarbeiter sowie Mitarbeiter vor Ort bei Kunden - und Videokonferenzen sind bei unseren Kunden und unseren Inviqa-Büros eine alltäglich gewordene Sache.

Aber 'tatsächlich damit umzugehen', ist eine andere Sache! Es wäre nicht hilfreich (und unwahr) zu behaupten, dass diejenigen Unternehmen, die gut mit 'dieser Remote-Sache' umgehen können, gegenüber denen, die Schwierigkeiten damit haben, einen Vorteil haben.

Selbst diejenigen unter uns, die sich mit den Methoden der Remote-UX gut auskennen, können Schwierigkeiten haben, Teams über eine physische Distanz engagiert und aufeinander abgestimmt zu halten. Wir alle ermüden durch Videoanrufe und können Mühe haben, Arbeitsweisen zu finden, die für die individuellen Bedürfnisse unserer Teammitglieder optimiert sind.

Klar ist jedoch, dass die Betreuung Ihres dezentralen Designteams in dieser veränderten Situation tiefes Einfühlungsvermögen für Ihre Mitarbeiter, Kollegen und Berichte erfordert. 

Design ist ein Prozess zur Lösung von Geschäfts- und Benutzerproblemen - und Unternehmen haben heutzutage einige (ich wage es zu sagen) noch nie dagewesene Herausforderungen zu lösen. Es ist also nicht besonders angenehm, seine Teams mit der erforderlichen Energie zu versorgen und aufeinander abzustimmen; es ist eine geschäftliche Notwendigkeit.

Was macht ein engagiertes dezentrales Designteam aus?

Gallup-Untersuchungen zeigen, dass der Ausfall von Mitarbeitern die Vereinigten Staaten jährlich über 550 Milliarden Dollar an Produktivitätsverlusten kostet. Diese Zahl stammt von vor sieben Jahren, also stellen Sie sich einfach die wahren Kosten heute vor.

Ja, Menschen sind das wertvollste Gut Ihres Unternehmens, aber nur, wenn sie engagiert sind - und unserer Erfahrung nach sind sie auch:

• aktive Mitglieder, sowohl innerhalb ihrer Rolle als auch darüber hinaus  
• emotional mit ihrem Unternehmen verbunden
• wahrscheinlich längerfristig in Ihrem Unternehmen
• in Rollen, in denen sie sich bewähren und ihre Fähigkeiten und Talente am besten einsetzen können 
• zufriedener!

Es gibt kein Patentrezept, um zu definieren, was Engagement ist. Im Großen und Ganzen kommen die Menschen, die sich in ihrer Arbeit aktiv einbringen, für mehr als nur für den Gehaltsscheck. 

Engagierte Personen weisen bestimmte Verhaltensweisen und Merkmale auf, wie z. B. die folgenden

• Sie fühlen sich motiviert, zum Erfolg des Teams und des Unternehmens beizutragen.
• Sie arbeiten aktiv mit ihren Kollegen zusammen.
• Sie kennen ihre Rolle und den damit verbundenen Nutzen. 
• Sie fühlen sich beachtet und vertrauenswürdig.
• Sie sind befugt, Entscheidungen zu treffen.  
• Sie haben das Gefühl, das richtige Arbeitsumfeld zu haben, in dem sie sich entwickeln und weiterbilden können.

Wie stellen wir also sicher, dass unsere dezentralen UX-Teams auf absehbare Zeit engagiert und aufeinander abgestimmt bleiben, während sie über eine physische Trennlinie hinweg arbeiten

Verständnis für Ihre Remote-Designteams

Einfühlungsvermögen ist ein Schlüsselfaktor für eine leistungsstarke Design-Führung, und es wird in außergewöhnlichen Zeiten wie diesen noch bedeutsamer. Wir müssen stärker auf das Wohlbefinden und die psychische Gesundheit unserer Teams und unserer Kunden achten - Dinge, die leicht durch die Krise beeinträchtigt werden könnten und die sich direkt auf das Engagement und die Ausrichtung der Teams auswirken. 

Die wichtigste Herausforderung für die Empathie ist das fehlende Beobachtungsvermögen. Die Fähigkeit, "das Gesamte zu erfassen", ist der wesentliche Faktor, um zu verstehen, wo sich jeder befindet. Dies fällt uns leicht, wenn wir von unserem Team umgeben sind, tagein, tagaus. 

Mit einer reduzierten Visibilität Ihres Teams und Ihrer Kunden ist es schwierig, indirekte Signale aufzufangen, Körpersprache zu interpretieren und allgemeines Auftreten zu verstehen.  

Wir können jedoch unsere Beobachtungsfähigkeiten für die Telearbeit anpassen, indem wir die folgenden sechs Richtlinien befolgen:

1. Ermutigen Sie zu direkten Gesprächen (aber übertreiben Sie es nicht)

Bitten Sie alle, Video zu aktivieren, damit Sie bei Anrufen, Meetings und Workshops ihre Gesichter und Reaktionen sehen können. Sie werden in der Lage sein, mehrere Facetten gleichzeitig zu beobachten - Körpersprache, Gesichtsausdrücke, Tonfall und Engagement - was der Schlüssel zu einer einfühlsamen Führung und zur Aufrechterhaltung des Engagements ist 

Facetime hilft auch, das Zusammengehörigkeitsgefühl zu erhalten. Durch den regelmäßigen Austausch über das, woran man arbeitet, können alle auf derselben Ebene arbeiten und mit verschiedenen Initiativen und Projekten im gesamten Team auf dem Laufenden bleiben.

Mit dem Vorbehalt, dass es wichtig ist, es nicht zu übertreiben. Viele dezentrale Designteams haben mit " Zoom-Ermüdung" und Überkommunikation zu kämpfen, also übersehen Sie nicht die Tatsache, dass Sie immer noch jemandem eine E-Mail oder IM senden können. 

Nicht alles ist dringend, und nicht jeder Zoom-Anruf erfordert es, dass die Leute vor der Kamera sind; manchmal geht es nur darum, die Messenger-Funktion in einer Anwendung wie MURAL zu nutzen.

2. Achten Sie auf Verhaltensänderungen

Behalten Sie das Verhalten Ihres Teams im Auge, denn Veränderungen können aus verschiedenen Gründen auf einen Verlust des Engagements hindeuten. 

Ist das Video von einer Person ein- oder ausgeschaltet, wo es normalerweise vielleicht nicht sein würde? Konzentrieren sie sich auf den Anruf oder die Aktivität, oder sind sie abgelenkt - z.B. durch das Benutzen von Handys? 

Wie kooperativ sind sie? Sind sie plötzlich (oder allmählich) eher zurückhaltend, wenn es darum geht, sich zu beteiligen, Ansichten zu teilen oder Verantwortung zu übernehmen? 

Wenn Sie eine Veränderung bei einem Teammitglied feststellen, können Sie die Ursache dafür untersuchen.

 

3. Beginnen Sie mit Mitgefühl

Was auch immer die Situation ist, in der Sie sich befinden, beginnen Sie mit Mitgefühl. Behandeln Sie Ihr Team und Ihre Kunden wie Persönlichkeiten. Das klingt einfach, aber es ist überraschend, wie oft man es vergessen kann. 

Wecken Sie das Mitgefühl, indem Sie aktiv versuchen herauszufinden, wie es Ihrem Team wirklich geht. Die Situation jedes Einzelnen ist komplex und unterschiedlich, und es ist nicht immer offensichtlich, wie sich die Pandemie auf ihn persönlich ausgewirkt haben könnte.

Sie können dies direkt tun, indem Sie sie fragen, wie sie mit der Pandemie zurechtkommen, und Sie können es auch indirekt über andere Kanäle wie eine Umfrage tun. 

Die gemeinsame Durchführung einer alle zwei Wochen stattfindenden Umfrage mit Fragen über das Wohlbefinden und das individuelle Arbeitsumfeld bietet eine Möglichkeit für diejenigen, denen ein anonymer Austausch angenehmer ist.

Achten Sie auf die individuellen Bedürfnisse und Denkweisen Ihres Remote UX-Teams (z.B. Introvertierte vs. Extrovertierte) und erinnern Sie die Mitarbeiter daran, sich eine Auszeit zu nehmen, auch wenn sich das unter den gegebenen Umständen etwas seltsam anfühlt. 

 

4. Aktives Zuhören

Aktives Zuhören ist eine fantastische Möglichkeit, Einfühlungsvermögen zu demonstrieren. Indem Sie Ihrem Gesprächspartner zeigen, dass Sie ihn und seine Situation verstehen, können Sie sich darauf konzentrieren, ein für beide Seiten vorteilhaftes Ergebnis zu erzielen. Dies ist eine besonders wichtige Fähigkeit im Umgang mit herausfordernden Situationen oder Konfrontationen.

Wenn Sie eine Verhaltensänderung feststellen oder Situationen angespannt und schwierig werden, gehen Sie mit Einfühlungsvermögen auf Ihren Kollegen zu. Beginnen Sie damit, sie zu fragen, wie es ihnen geht und was gerade stattfindet. Vertrauen Sie darauf, dass sie nicht absichtlich Schaden oder Störungen verursachen. Verwenden Sie dann die sieben Schritte des aktiven Zuhörens, um Einfühlungsvermögen zu entwickeln und zu einer Lösung zu kommen.

5. Gehen Sie sparsam mit der Zeit um

Der Bildschirm-Burnout ist sehr real, und wir müssen dies bei der Planung der täglichen Aktivitäten und der Arbeit im Auge behalten. 

Sind Ihre Designer in der Lage, ihre Arbeit innerhalb eines Tages zu erledigen, oder befinden sie sich in Back-to-Back-Meetings? Haben sie zwischen den Besprechungen genügend Zeit, um aufzustehen, eine Pause einzulegen oder geistig etwas Raum zum Verarbeiten zu haben? 

Hat ihre Arbeitsbelastung als Folge eines verkleinerten Teams oder zusätzlicher Verantwortlichkeiten als Reaktion auf die COVID-19-Umstände zugenommen? Sind jüngere oder neuere Teammitglieder ausgelaugt, weil sie die Erfordernis verspüren, zu zeigen, dass sie ständig beschäftigt sind?

Hier sind einige Tipps:

• Vertrauen Sie Ihrem Designteam, dass es seine Arbeit erledigt, ohne dass es anwesend sein muss. 
• Gehen Sie respektvoll mit ihrer Zeit um, indem Sie Ihre Besprechungen auf ein Minimum beschränken. Prüfen Sie die Kalender vor der Buchung und reduzieren Sie halbstündige Besprechungen auf 25 Minuten und stündliche Besprechungen auf 45 Minuten, um Pausen einzuplanen. 
• Strukturieren Sie die Arbeitsabläufe entsprechend den Präferenzen Ihres Teams, seinem Energiepegel und dem Zeitpunkt, zu dem es am kreativsten ist. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um die richtige Kadenz zu finden und sich daran zu halten.
• Planen Sie Zeit ein, um Dinge zu überdenken und zu tun, die ein Gefühl von Erfolg und Produktivität vermitteln.

 

6. Klar und direkt sein

Einer der größten Faktoren, die Engagement, Moral und Produktivität zerstören, sind Ängste um die Sicherheit des Arbeitsplatzes. In einer Zeit, in der die Welt abgeriegelt ist und viele Arbeitsplätze in Gefahr sind, ist es nur zu verständlich, dass Ihr Team und Ihre Kunden um ihre zukünftige Sicherheit besorgt sind. 

Üben Sie Einfühlungsvermögen, indem Sie die Sorgen der Mitarbeiter erkennen und verstehen, wie schwierig es sein kann, unter solchen Urängsten zu arbeiten. Sie werden keine Lösung parat haben, aber das ist in Ordnung. Verstecken Sie sich nicht hinter Zweideutigkeit. Seien Sie so offen wie möglich, ohne Dinge zu versprechen, die Sie nicht erreichen können. 

Erkennen, wann man sich an Routine halten muss

Wenn Ihr Designteam schon florierte, bevor Sie sich völlig zurückgezogen haben, haben Sie wahrscheinlich bereits einige Teamrituale, die allen helfen, engagiert und miteinander vernetzt zu bleiben. 

Auf der " Arbeitsebene" werden Sie wahrscheinlich Teambesprechungen, Mittagessen zum Wissensaustausch und regelmäßige Besprechungs- und Kritikgespräche abhalten. Auf der sozialen Seite haben Sie vielleicht auch Dinge wie regelmäßige Teamausflüge, Spielsessions oder Drinks nach der Arbeit.

Da einige dieser Aktivitäten anfänglich beeinträchtigt sind und die Menschen die Belastung durch die erhöhte Arbeitsbelastung spüren, könnte es zunächst verlockend sein, einige davon abzusagen oder zu reduzieren. Aber selbst wenn Ihre frühere Routine für die Arbeit aus der Ferne nicht ganz geeignet ist, brauchen Sie auch in Zukunft eine Form der regelmäßigen Interaktion.

Aufrechterhaltung kritischer, kooperativer Sessions 

Finden Sie heraus, welche von all Ihren Teamritualen am interaktivsten und kooperativsten sind (z. B. Design-Kritiken) oder Sitzungen zur Festlegung künftiger Ziele. Dies sind diejenigen, die dazu beitragen werden, die Mitarbeiter in Schwung zu halten. 

 

Machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie es nicht sofort zu 100% richtig machen können; wenn Sie weitermachen, senden Sie ein starkes Signal an Ihr Team, dass dies der Fall ist:

1. Es Flexibilität und Toleranz für alle gibt, während wir auf Remote-Arbeit umstellen; und
2. Sie sind nach wie vor entschlossen, das Team zusammenzubringen.

Machen Sie einige reguläre Kommunikationsabläufe asynchron

Bei all den Teamsitzungen, die Sie durchgeführt haben, vor allem bei den regelmäßigen, sollten Sie sich bereits Gedanken machen: 'Muss das wirklich eine Teambesprechung sein?' Jetzt ist es an der Zeit, in diese Frage intensiver zu betrachten und zu vermeiden, dass Ihr Team durch Videoanrufe ermüdet. 

Viele Designteams haben ein "regelmäßiges Status-Update-Ritual", das eigentlich keine Besprechung sein muss. Es als Meeting beizubehalten, könnte sogar dazu führen, dass Mitglieder Ihres Teams, deren persönliche Umstände es schwierig machen, an einem regulären Termin teilzunehmen, sich distanzieren.   

Wenn es bei einer Teambesprechung hauptsächlich darum geht, Dinge anzukündigen oder einzelne Aktualisierungen auszutauschen, kann sie durch eine digitale Methode ersetzt werden, z.B. durch eine E-Mail-Ankündigung (wenn eine minimale Diskussion erforderlich ist) oder einen speziellen Kanal in Ihrem Gruppenchat (Slacks/Teams), der Folgefragen ermöglicht.

Eine soziales Bindeglied für die physische Trennung  

Als ein Unternehmen, dessen Mitarbeiter in Großbritannien und Deutschland ansässig sind, haben wir durch die Ferne - zuerst für die Geselligkeit - Kontakte zu Kollegen geknüpft, die wir vorher nicht wirklich getroffen hatten und die nur durch unsere gemeinsamen Interessen verbunden waren. Wenn Sie sich in der gleichen Position befinden, suchen Sie nach Möglichkeiten, den sozialen Kreis Ihres Teams auf die gleiche Weise zu erweitern.

Was für Sie und Ihr Team funktioniert, hängt davon ab, was Sie alle gerne in Ihrer Freizeit tun. Bedenken Sie, dass jeder "organisierte Spaß" nach einer Weile langweilig werden kann, so dass Sie sich anpassen oder experimentieren müssen (unsere virtuelle Kneipe ist jetzt nur noch einmal pro Woche geöffnet, statt jeden Tag!)

Geben Sie den Leuten etwas Spielraum 

Ausgewogenheit ist entscheidend für unser Leben. Ohne eine klare Trennung zwischen 'Arbeitszeit' und 'Spielzeit' ist es leicht, diese beiden Welten zu vermischen.

Die Antwort liegt darin, die Flexibilität zu schaffen, um gerade jetzt gute Gewohnheiten zu entwickeln. Als Design-Führungskraft sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihre Arbeitsmuster optimieren und Ihrem Team helfen können, die richtige Work-Life-Balance zu finden - nicht nur jetzt, sondern auch während unserer langsamen und stufenweisen Rückkehr zu "normaleren" Umständen.

Lernen Sie aus dieser Situation und überdenken Sie die Politik des WFH (Work from Home). Sie kann funktionieren. Sie haben sie zum Funktionieren gebracht! Sehen Sie sich außerdem die Software oder Praktiken an, die Sie implementiert haben. Sind sie besser? Wenn sie funktionieren, warum sollten Sie sie dann wieder ändern? 

Seien Sie flexibel, um sich an die positiven Aspekte anzupassen. Manche Mitarbeiter (intern und extern) ziehen vielleicht den Komfort eines inkognito MURAL-Boards der "Wer hat das geschrieben?" Performance eines Workshops vor.

Fazit

Wir haben festgestellt, dass es drei Schlüsselattribute für die erfolgreiche Ausrichtung und Einbindung Ihres dezentralen Designteams gibt: Einfühlungsvermögen, Konsistenz, Flexibilität.

Design-Führungskräfte, die diese Eigenschaften sichtbar demonstrieren - die aktiv zuhören und sich auf der Grundlage dessen, was sie hören, anpassen - werden mit einer stärkeren UX-Funktion und zufriedenen, engagierten Teammitgliedern belohnt.